Trang tin tức Homesun
Các kiểu setup phòng họp hội nghị phổ biến
Quyết định về địa điểm tổ chức sự kiện đòi hỏi sự cân nhắc đa chiều, từ các yếu tố hậu cần đến quản lý nguồn lực con người. Việc đảm bảo sự chuẩn bị đầy đủ về trang thiết bị chỉ là một phần, bước tiếp theo quan trọng không kém là bố trí không gian, thể hiện sự chuyên nghiệp và chất lượng của đơn vị tổ chức. Dưới đây là một bài viết từ Phúc Hòa, mang đến những gợi ý về cách lựa chọn các kiểu setup phòng họp, hội nghị phù hợp khi chọn khách sạn làm địa điểm tổ chức sự kiện.
Các kiểu setup phòng họp, hội nghị phổ biến tại khách sạn
Tùy vào tính chất của cuộc họp, sự kiện và số lượng khách mời mà các bạn có thể tham khảo những kiểu sau:
Setup kiểu chữ U
Gọi là hình chữ U, kiểu sắp xếp bàn ghế này tạo nên một hình thức bố trí trong đó các bàn ghế được xếp thành hình chữ U với một không gian trống ở giữa. Khoảng cách an toàn giữa mỗi bàn là ít nhất 5cm, tạo điều kiện thuận lợi cho việc di chuyển. Đây là một lựa chọn phổ biến đặc biệt là trong các sự kiện có khoảng 20 – 30 người.
Đặc điểm của setup phòng hợp hình chữ U không chỉ tạo ra một không gian làm việc hiệu quả mà còn kích thích tương tác giữa các khách tham dự. Sự sắp xếp này giúp tạo ra một môi trường giao tiếp thuận lợi, làm cho mọi người dễ dàng nắm bắt thông tin và tương tác với nhau một cách tự nhiên, từ đó tăng cường trải nghiệm tham gia sự kiện.
Setup kiểu nhà hát
Bố trí theo nhà hát là kiểu sắp xếp khá phổ biến. Kiểu setup này không có bàn nên sẽ phù hợp với những sự kiện mà khách mời không cần ghi chép hay ăn uống. Setup kiểu nhà hát thích hợp với hầu hết các không gian. Thông thường, tầm nhìn của ghế sẽ cùng hướng về một tiêu điểm (thường là sân khấu). Các hàng ghế tạo thành một vòng cung hình bán nguyệt hoặc hình tròn, đôi khi sẽ theo hàng ngang.
Nhân viên khách sạn cần sắp xếp ghế so le để tầm nhìn người ngồi sau không bị che chắn. Giữa các khu vực cần chừa lối đi cho khách tham dự với khoảng cách tối thiểu là 1m.
Setup phòng họp kiểu lớp học
Nếu phải tổ chức một sự kiện kéo dài, đi kèm tài liệu và yêu cầu ghi chép hoặc có nhu cầu sử dụng các thiết bị điện tử như máy tính xách tay thì bố trí kiểu lớp học sẽ phù hợp nhất. Nhân viên khách sạn nên chừa khoảng 1m để lấy lối đi giữa các bàn. Người trình bày ở trên sẽ dễ dàng quan sát được tất cả những người tham dự. Ngoài ra, sắp xếp như thế này sẽ giúp tăng sức chứa nếu không gian phòng không quá lớn. Nhược điểm chính của kiểu sắp xếp này chính là hạn chế về tương tác giữa các khách mời. Đồng thời dễ xảy ra tình huống che chắn tầm nhìn đối với người ngồi xa khu vực trình bày.
Setup kiểu hội thảo, hội nghị
Bố trí kiểu hội nghị còn có tên khác là sắp xếp Conference. Thông thường, ở trung tâm phòng họp sẽ đặt một mặt bàn lớn hình chữ nhật hoặc oval. Ghế ngồi được sắp xếp bao quanh. Tuy nhiên, kiểu setup này chỉ phù hợp với các buổi họp quan trọng như họp cổ đông, hội đồng quản trị, các cuộc họp mang tầm quốc gia vì số lượng người tham dự không thể quá nhiều.
Setup kiểu Hollow
Setup Hollow có bố cục khá tương tự với kiểu chữ U, nhưng đặc trưng là bàn ghế sẽ được bao bọc hoàn toàn, chỉ để lại một không gian trống duy nhất ở giữa, thường có dạng hình chữ nhật hoặc bát giác. Điểm đặc biệt của kiểu sắp xếp này là tạo ra một không gian tương tác tốt cho khách tham dự.
Ưu điểm lớn của setup Hollow là khả năng tạo ra môi trường giao tiếp tích cực và sự tương tác cao giữa các người tham gia sự kiện. Tuy nhiên, giống như kiểu Conference, Hollow thường không phù hợp cho các sự kiện có số lượng người tham dự lớn, nơi mà sự di chuyển và tương tác cần phải được hỗ trợ một cách thuận lợi. Điều này giúp giữ cho không gian sự kiện trở nên ấm cúng và gần gũi hơn.
Setup kiểu bàn tròn
Tương tự như cách sắp xếp bàn ghế trong tiệc cưới, kiểu bàn tròn này thích hợp với các sự kiện có ăn uống. Mỗi bàn thường sẽ phục vụ từ 6 đến 10 người. Khách sạn cũng có thể bố trí theo kiểu nửa bàn tròn để tất cả các khách mời đều có thể theo dõi được sân khấu. Bàn tròn đem lại sự thân thiện giữa những người ngồi cùng bàn, tăng tương tác. Tuy nhiên, nhược điểm lớn nhất của cách sắp xếp này là việc chiếm nhiều không gian, khiến diện tích phòng họp bị thu hẹp.
Setup kiểu workshop
Khá giống với setup bàn tròn, để tạo không gian thoải mái cho buổi workshop, khách sạn có thể bố trí theo các nhóm, mỗi nhóm từ 6 đến 10 người hướng về nhau. Sẽ có một người đứng vai trò chủ chốt, thu thập ý kiến. Nhân viên khách sạn cần chú ý khoảng cách giữa các nhóm để tạo nên một tổng thể cho không gian phòng họp. Người chủ trì có thể thoải mái di chuyển giữa các nhóm hoặc để các nhóm tự do thảo luận.
Cần chuẩn bị những gì khi setup phòng họp, hội nghị?
Ngoài việc lên kế hoạch cho bố cục, trang thiết bị tại phòng họp chính là điểm mấu chốt trong khâu tổ chức sự kiện. Những vật dụng cần thiết sau mà bất kì buổi hội nghị nào cũng phải đáp ứng được:
Chuẩn bị bàn tiệc
Tùy thuộc vào chủ đề của sự kiện, số lượng người tham dự, yêu cầu từ khách hàng mà lựa chọn loại bàn tiệc phù hợp.
Thông thường, các loại bàn phù hợp cho các sự kiện hội họp, hội nghị là bàn tròn, bàn chữ nhật, bàn oval. Ngoài ra, có các loại bàn nối giữa hoặc nối mép sẽ giúp nhà hàng linh hoạt hơn trong việc bố trí không gian. Trong đó, loại bàn phổ biến nhất là bàn tròn, vì tính đa năng, phù hợp với mọi mục đích.
Chuẩn bị ghế tiệc
Thông thường, đối tượng tham dự sự kiện có thể bao gồm cả người lớn lẫn trẻ em. Vì vậy nên cân nhắc yếu tố độ tuổi của khách mời để lựa chọn ghế tiệc cho phù hợp.
Khách sạn có thể sử dụng ghế gỗ hoặc ghế nhựa, tùy theo tình hình thực tế tại địa điểm tổ chức sự kiện.
Loại ghế chủ yếu trong hội nghị thường là ghế banquet. Hạn chế sử dụng ghế Tiffany vì ghế này thường chỉ được dùng trong tiệc cưới, không phù hợp với tính chất sự kiện.
Chuẩn bị sân khấu di động
Sân khấu thường nằm ở vị trí trung tâm, vì thế nên lựa chọn những sản phẩm tốt, để gây ấn tượng và chú ý với khách tham dự. Đặc biệt, trong các sự kiện lớn, với đông khách tham dự, mọi người thường sẽ chụp ảnh lưu niệm ở sân khấu, hoặc hướng về diễn giả để lắng nghe.
Bục phát biểu của diễn giả thường đặt trên sân khấu. Hiện nay, có rất nhiều kiểu dáng thiết kế đẹp mắt, cùng những tính năng và thiết bị đi kèm như đèn chiếu sáng, kích cỡ đa dạng, phù hợp cho mọi đối tượng. Nhân viên khách sạn nên khảo sát chi tiết nhu cầu của khách hàng để lựa chọn sản phẩm tốt nhất.
Chuẩn bị dụng cụ cho teabreak
Thông thường, khoảng thời gian nghỉ giữa giờ của các sự kiện hội họp không quá lâu. Vì thế nên không thể chuẩn bị các món ăn giải lao như trong tiệc cưới. Tuy nhiên, không vì vậy mà khách sạn có thể bỏ qua việc chuẩn bị dụng cụ cho teabreak. Tiệc trà giữa giờ thường là các món fingerfood, thích hợp để ăn nhẹ. Khách sạn có thể setup theo kiểu tiệc đứng buffet cùng bàn cocktail, chuẩn bị đĩa ăn để tạo sự thoải mái, tiện lợi cho khách tham dự.
Trên đây Phúc Hòa vừa chia sẻ với các bạn những bí kíp lựa chọn bố trí phòng họp, hội nghị tại khách sạn. Hy vọng bài viết đã cung cấp được những kiến thức bổ ích đến người đọc, góp phần xây dựng nên một hình ảnh chuyên nghiệp cho khách hàng cần tổ chức sự kiện.
PHUCHOA HOTELSUPPLIES- SINCE 2005
🏠 Trụ sở chính: 321 Vĩnh Hưng, Hoàng Mai, Hà Nội
🏠 Chi nhánh: 383/60 Quang Trung, P.10, Gò Vấp, TPHCM
☎️ Hotline: 090 1166 103
🌐 Website: www.homesun.com.vn
———————–
MUA HÀNG ONLINE – TẶNG NGAY FREE SHIP
Tiki: https://tiki.vn/cua-hang/do-dung-khach-san-phuc-hoa
Lazada: https://www.lazada.vn/shop/do-dung-khach-san-phuc-hoa
Shopee: https://shopee.vn/phuchoahome
